Opiskelijarekisteri

22.5.2018

REKISTERISELOSTE

 Henkilötietolaki (523/99) 10 § mukainen rekisteriseloste

  1. Rekisterinpitäjä
    Kymenlaakson kesäyliopisto, PL 2, Hovioikeudenkatu 6, 45100 Kouvola ja Laivurinkatu 7, 48100 Kotka,
    Y-tunnus 0206714-5

  2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
    Kymenlaakson kesäyliopisto, Elina Ivakko, puh. 040 555 9094, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

  3. Rekisterin nimi
    Kymenlaakson kesäyliopiston opiskelijarekisteri

  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    Kymenlaakson kesäyliopiston opiskelijarekisteriä käytetään opiskelijasuhteen hoitamiseen ja tiedotukseen. Rekisteriä käytetään opiskelijaluettelona, johon liittyy kursseille ilmoittautuneiden opiskelijoiden ilmoittautumistietojen, kurssimaksujen ja opintosuoritusten arkistointi, seuranta ja käsittely. Lisäksi rekisteristä laaditaan yhteenvetoja sekä tilastoja ja niitä tietoja käytetään koulutussuunnittelussa.

  5. Rekisterin tietosisältö
    Tallennettavat tiedot ilmenevät Kymenlaakson kesäyliopiston ilmoittautumislomakkeesta. Rekisteriin tallentuvat tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään sekä mahdolliset opintoihin liittyvät osallistumis- ja suoritustiedot.

Henkilön perustiedot:
- nimitiedot
- syntymävuosi
- osoitteet
- puhelinnumero
- ammatti
- työpaikka
- opiskelijan koulutustiedot
- Opiskelijasta kerättävä tilastointitieto

  1. Säännönmukaiset tietolähteet
    -
    Ilmoittautumistiedot Kymenlaakson kesäyliopiston sähköisestä ilmoittautumislomakkeesta
    - Ilmoittautumistiedot puhelimitse tai sähköpostilla tehdystä ilmoittautumisesta
    - Opiskelijan opintosuoritustiedot opettajilta, tentaattoreilta sekä yliopistojen avoimen yliopiston toimistoista
  2. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
    Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta rekisteripitäjän tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Kuitenkin henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai lakisääteistä tilastotarkoituksia varten. Tietoja voidaan luovuttaa Suomen kesäyliopistot ry:lle tai Opetushallitukselle.
  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
    Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  2. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Rekisterinpitäjän rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä aktiivi-sen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
    Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat rekisterinpitäjän palveluksessa, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.
  1. Rekisteröityjen oikeudet
    Rekisteröidyllä on alla olevissa kohdissa 1-7 mainitut oikeudet häntä koskevien tietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus:

    1. Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisterinpitäjän rekistereihin;
    2. Oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
    3. Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
    4. Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia taikka sukututkimusta varten);
    5. Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. (Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä antamia tietoja.)
    6. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn;
    7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Edellä kohdissa 1-6 tarkoitettu pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Kymenlaakson kesäyliopisto, PL 2, 45101 Kouvola. Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistus-toimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).

Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).  

Yhteystiedot

Kotka

Laivurinkatu 7, 48100 Kotka
Puh. 044 747 8501

Kouvola

Hovioikeudenkatu 6, 45100 Kouvola
Puh. 044 747 8501

Muualla verkossa