Sähköinen arkistointi ja tiedonhallintalain vaatimukset julkiselle sektorille

Tapahtuman kuvaus

Sähköinen arkistointi nopeuttaa arkistotiedon käytettävyyttä.
•    Miksi sähköiseen arkistointiin siirtyminen on pakollista?
•    Mitä sähköisen arkistonmuodostussuunnitelma laatimisessa on huomioitava?
•    Miten tiedonohjaussuunnitelma suunnitellaan ja laaditaan?

Näitä kysymyksiä käsitellään verkkokoulutuksessa, joka järjestetään yhteistyössä Mikkelin kesäyliopiston kanssa.

Kohderyhmä

Koulutus on tarkoitettu julkisen sektorin (kunnat/kuntayhtymät, valtion virastot, julkiset liikelaitokset, julkisoikeudelliset yhteisöt) johdolle, esimiehille ja asiantuntijoille, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen sekä rekisterien ja tietovarantojen parissa toimiville. Koulutus soveltuu myös yrityksille ja kolmannelle sektorille, joilla on julkisoikeudellisia tehtäviä.

Koulutuksen tavoite

Sähköinen arkistointi ja digitointi on tätä päivää. Se pitää suorittaa tietoturvallisesti ja tehokkaasti. Arkistotoimen vaatimustaso on noussut ja näkyy eri hallinnon aloilla ja toimenkuvissa. Organisaatioilta edellytetään laaja-alaista tiedonhallinnan osaamista ja perusteita arkistoinnista.

Tiedonhallintalaki velvoittaa sähköiseen arkistointiin julkisella sektorilla ja kunnissa. Myös yrityksissä ja kolmannella sektorilla tarvitaan sähköisiä palveluja ja ratkaisuja arkistotoimeen. Ne helpottavat mm. tiedon saantia ja käytettävyyttä. Sähköisten palvelujen kehittäminen edellyttää mm. asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan kannalta suunnittelua ja kuvaamista.
Uudistunut lainsäädäntö luo painetta asiakirjatiedon elinkaaren prosessien suunnitteluun ja hallintaan.

Koulutuksen käytyäsi osaat:
o    selittää miten paperiarkistoinnista siirrytään asteittain sähköiseen arkistointiin
o    nimetä keskeiset lainsäädännön, asiakirjojen säilytysaikojen ja asiakirjojen tiedon muodostumisen periaatteet, jotka on otettava huomioon sähköisessä arkistoinnissa
o    etsiä täydentävää ja täsmentävää tietoa sähköisen arkistoinnin suunnittelun tueksi
o    kuvailla sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman keskeiset periaatteet
o    erotella asiakirjojen säilytysaikoja
o    kertoa kriteerit ja vaatimukset sähköiseen asiakirjojen säilytykseen
o    tiivistää mitä tiedonhallintalainsäädäntö edellyttää sähköiseltä arkistoinnilta

Sisältö

Paperiarkistoinnista sähköisiin käytäntöihin  
- Perusteet ja lainsäädäntö  
- Arkistotoimi ja asiakirjahallinto yhdessä
- Arkistotoimen kehittäminen, säilytysaika ja pituudet
- Julkisuuslainsäädäntö, luokittelu
- Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta

Sähköinen asiointi ja kehittämisalue
- Keskitetty asiakirjojen tietojen hallinta
- Mikä on sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS) ja rooli organisaation tietojärjestelmänä
- Sähke2
- Sähköinen arkistointi käytännössä

Tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjatyypit
- Oletusmetatietoarvot (esimerkiksi säilytysaika)
- Metatietojen hallinta
- Asiakirjojen tiedonhallinta ja operatiiviset tietojärjestelmät
- Arkistoinnin säilytysjärjestelmät
- Pitkäaikainen tai pysyvä säilyttäminen
- Asiakirjatiedon elinkaaren alun hallinta ja sähköinen arkistointi

Kriteerit ja vaatimukset sähköiseen säilytykseen

Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) suunnittelu- ja laadintaprosessi
- Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
- Toimenpiteen ja asiakirjatiedon metatiedot
- Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus ja turvallisuus

Vaatimukset ja toteutuminen
- Tiedonhallintalainsäädännön vaikutukset
- Tietoturvallinen tiedonhallinta
- Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta

Koulutuksen osallistumismaksu 215 € sisältää opetuksen ja sähköisen koulutusmateriaalin. 

Oikeus muutoksiin pidätetään.

Lisätietoja: Marjatta Niskanen
Puh: 044 747 8501
Sähköposti: marjatta.niskanen@kymenlaakso.fi